In de wereld van personeelswerving is het afwijzen van sollicitanten een onvermijdelijk onderdeel van het wervingsproces. Bij SkyHire begrijpen we dat dit een zorgvuldige taak is die de nodige aandacht vereist. In dit artikel delen we onze expertise over hoe je sollicitanten op een positieve manier kunt afwijzen, een vaardigheid die essentieel is voor elke recruiter.

Waarom een goede afwijzing zo belangrijk is

Een afwijzing is vaak het laatste contactmoment met een sollicitant. Het is dus cruciaal dat dit moment positief wordt afgesloten. Dit is immers hoe de sollicitant jouw organisatie zal onthouden.

Een respectvolle en constructieve afwijzing kan de deur open houden voor toekomstige interacties, terwijl een onzorgvuldige afwijzing de reputatie van jouw bedrijf kan schaden.

Zorg voor een positieve afsluiter

Communiceren met empathie en respect is de sleutel. Het erkennen van de tijd en moeite die de sollicitant heeft gestoken in het sollicitatieproces is essentieel. Wees direct, maar houd rekening met de gevoelens van de sollicitant; duidelijkheid is vriendelijker dan valse hoop.

Uiteindelijk wil je ook van een afgewezen sollicitant een ambassadeur maken; iemand die positief spreekt over jouw organisatie. Het is dus aan jou de taak om de afgewezen kandidaat met een positief gevoel afscheid te laten nemen.

Voorbeeld 1: afwijzing na beoordeling van het CV

"Beste [naam],

Hartelijk dank voor je interesse in de functie van [functienaam] bij [bedrijfsnaam]. We waarderen de tijd die je hebt genomen om te solliciteren. Na een zorgvuldige overweging hebben we besloten verder te gaan met kandidaten wiens ervaringen en vaardigheden beter aansluiten bij de vereisten van de functie. De reden hiervan is ...

We willen je graag aanmoedigen om in de toekomst te blijven solliciteren op posities bij ons bedrijf die passen bij jouw kwalificaties en ervaring. We wensen je veel succes in je verdere carrière."

Vertel in je e-mail ook altijd op welke vaardigheden de sollicitanten zijn getoetst, zodat de sollicitant weet waarom er voor een andere kandidaat gekozen is.

Voorbeeld 2: afwijzing na het eerste sollicitatiegesprek

"Beste [naam],

Bedankt voor het interessante gesprek dat we hadden over de positie [functienaam] bij [bedrijfsnaam]. We waarderen je inspanningen en de inzichten die je met ons hebt gedeeld. Na een grondige evaluatie hebben we besloten om de selectieprocedure voort te zetten met kandidaten die op dit moment beter passen bij de specifieke behoeften van de rol.

We zijn onder de indruk van je achtergrond en zouden je graag in de toekomst opnieuw willen overwegen voor passende vacatures. We wensen je veel succes en hopen je in de toekomst weer te ontmoeten."

Voorbeeld 3: afwijzing na het tweede sollicitatiegesprek

"Beste [naam],

We willen je bedanken voor het diepgaande gesprek en de tijd die je hebt genomen voor de tweede ronde van het sollicitatieproces voor [Functienaam] bij [Bedrijfsnaam]. Jouw ervaring en kennis zijn indrukwekkend. Echter, na zorgvuldige overweging, hebben we besloten een andere richting in te slaan. We zijn ervan overtuigd dat je waardevolle vaardigheden en kwaliteiten bezit die nuttig zullen zijn in jouw verdere carrière. We hopen dat je contact houdt voor toekomstige mogelijkheden die beter aansluiten bij jouw expertise."

Voorbeeld 4: afwijzing voor een vaste kandidaat

"Beste [naam],

Het was een genoegen je te leren kennen en meer te weten te komen over jouw vaardigheden en ambities gedurende het sollicitatieproces voor [Functienaam] bij [Bedrijfsnaam]. Je hebt ons diep onder de indruk gemaakt met je ervaring en professionaliteit. Na veel overweging en discussie, hebben we echter besloten om de positie aan een andere kandidaat aan te bieden. Deze beslissing was niet eenvoudig en weerspiegelt geen tekortkomingen van jouw kant. Wij waarderen je interesse in ons bedrijf en hopen dat je ons in gedachten houdt voor toekomstige kansen die beter passen bij jouw unieke vaardigheden en ervaring."

Voorbeelden van afwijzing tijdens het sollicitatiegesprek

Het direct communiceren van een afwijzing tijdens een sollicitatiegesprek kan bijzonder uitdagend zijn. Daarom kiezen de meeste recruiters voor een afwijzing per e-mail. Het afwijzen tijdens het sollicitatiegesprek vereist standvastigheid, empathie en helderheid om een positieve toon te behouden, zelfs als het nieuws teleurstellend is.

Heb je tijdens het sollicitatiegesprek besloten de sollicitant af te wijzen, dan kun je de volgende voorbeelden gebruiken: 

Voorbeeld 1: afwijzing tijdens het sollicitatiegesprek

"Bedankt voor het delen van je ervaringen en ideeën vandaag. Ik waardeer je openheid en inzet. Na zorgvuldige overweging denk ik echter toch dat er andere kandidaten zijn die beter passen bij de specifieke vereisten van de functie. Dit heeft te maken met … 

Ik wil je graag aanmoedigen om contact met ons te houden voor toekomstige mogelijkheden."

In dit voorbeeld benoem je dat je denkt dat andere kandidaten beter passen binnen de functie. Benoem waarom je denkt dat de sollicitant niet matcht met de vacature. 

Voorbeeld 2: afwijzing tijdens het vervolggesprek

"We zijn onder de indruk van je prestaties en de vaardigheden die je hebt laten zien. We moeten soms moeilijke keuzes maken. In dit geval hebben we besloten om verder te gaan met een andere kandidaat. 

Jouw kwaliteiten zijn duidelijk, en ik ben ervan overtuigd dat je snel een rol zult vinden die goed bij je past. "Als je wilt, kijk ik binnen onze organisatie nog eens goed naar andere vacatures die aansluiten bij jouw profiel.

Ik wil je in ieder geval bedanken voor je inzet en succes wensen met je toekomstige functie"

Hoe breng je de afwijzing positief over?

Het klinkt wellicht tegenstrijdig, maar een positieve benadering is essentieel, zelfs bij afwijzing. Dit betekent niet alleen het benadrukken van de sterke punten van de kandidaat, maar ook het aanbieden van opbouwende feedback en het openhouden van de deur voor toekomstige kansen.

Het positief afsluiten van de sollicitatieprocedure zorgt ervoor dat het zelfvertrouwen van de sollicitant niet beschadigd raakt en voorkomt een negatieve nasmaak van de procedure bij jouw organisatie bij de sollicitant.

Bonustip: past de sollicitant niet binnen het profiel dat je zoekt, maar ken je wellicht een ander bedrijf waar de kandidaat beter bij past? Adviseer de sollicitant eens te kijken naar vacatures bij die organisatie.

Wil je het helemaal goed doen, zoek dan samen met de sollicitant naar de vacature waarvan jij denkt dat het een match is. Zo laat je ondanks de afwijzing een positieve indruk achter bij de sollicitant. En een positieve sollicitant kan onbewust een ambassadeur van jouw organisatie worden.

De rol van feedback

Feedback is een krachtig hulpmiddel. Het moet specifiek, oprecht en opbouwend zijn. Door concrete voorbeelden te geven van wat goed ging en wat verbeterd kan worden, help je de kandidaat in zijn professionele ontwikkeling. Dit helpt hem bij het voorbereiden van toekomstige sollicitatiegesprekken.

Daarnaast is feedback essentieel voor het eerder genoemde zelfvertrouwen van de sollicitant. Door concrete feedback te geven, weet de sollicitant waarom de sollicitatieprocedure beëindigd is. Voorkom vage, nietszeggende mededelingen, zoals: "Een andere kandidaat past beter binnen het profiel."

Houd je aan de regels

Als recruiter weet je waarop je sollicitanten mag beoordelen. Zeker met de invoering van de Wet toezicht gelijke kansen bij werving en selectie is het nog belangrijker dat je als recruiter en HR-afdeling op de hoogte bent van de regelgeving.

Hulp nodig bij het werven van personeel?

Bij SkyHire begrijpen we de nuances van het wervingsproces. Onze ervaring in zowel werving als communicatie zorgt ervoor dat uw bedrijf de best mogelijke interactie heeft met elke kandidaat. Lees hier meer over onze wervingsdiensten voor bedrijven.

Het afwijzen van een sollicitant is nooit eenvoudig, maar het is een essentieel onderdeel van het wervingsproces. Een zorgvuldige, respectvolle benadering kan de deur openen voor toekomstige relaties en de reputatie van uw bedrijf positief beïnvloeden. Bij SkyHire zijn we toegewijd aan het ondersteunen van bedrijven bij het navigeren door deze uitdagingen.